Otel Misafir Talep Yönetim Sistemi
Misafirden gelen her istek tek bir panelde toplanır, doğru departmana gider ve kimin üstlendiği, ne aşamada olduğu görünür. Operasyon müdürü için telefon trafiğinin yerine kayıtlı bir iş akışı.
Sorun: talep var, kaydı yok
Bir otelde günde onlarca küçük istek gelir: havlu, yastık, buz, bozuk bir priz, geç çıkış sorusu. Bunlar dahili telefonla resepsiyona, oradan telsizle ya da sözlü olarak ilgili kişiye aktarılır. Akşam olduğunda kaç talep geldiği, hangisinin unutulduğu, kimin ne kadar iş yüklendiği bilinmez. Misafir aynı isteği ikinci kez aradığında sorun fark edilir.
Misafir talep yönetimi bu zinciri tek bir kayda bağlamaktır: istek geldiği anda yazılı olarak oluşur, bir departmana ve bir kişiye bağlanır, tamamlandığında kapanır. LUOS Hotel bunu ek cihaz ya da kurulum gerektirmeden, tarayıcı üzerinden yapar.
Talep nasıl oluşur ve nereye gider?
- Misafir talebi gönderir. Odadaki QR kodu okutup konaklama koduyla girer; Temizlik, Oda Servisi, Teknik Destek veya Resepsiyon düğmesine dokunur, isterse not ekler. Yapay zeka asistanına "klima çalışmıyor" gibi bir istek yazarsa asistan da talebi kendisi oluşturur.
- Talep departmana bağlanır. Talebin türü, otelinizdeki departman adlarıyla eşleştirilir ve panelde oda numarası, saat, kaynak ve misafirin dil etiketiyle görünür. Atanmamış talepler Yeni sütununda bekler.
- Personele atanır. Otonom dağıtım açıksa sistem kişiyi kendisi seçer; kapalıysa siz panelden atarsınız ya da personel çalışan portalından üstlenir.
- İş yapılır ve kapanır. Personel telefonundan işi başlatır ve tamamlar. Talep İşlemde, ardından Tamamlanan sütununa geçer; misafir de aynı değişikliği Taleplerim ekranında görür.
Operasyon müdürü panelde ne görür?
Kanban akışı
Yeni, İşlemde ve Tamamlanan sütunları. Departman sekmeleri bekleyen talep sayısını gösterir; tek tıkla o departmana süzersiniz.
Elle veya otomatik atama
Her kartta personel seçip atayabilir, gerekirse başka birine aktarabilirsiniz. Otonom dağıtım bu işi sizin yerinize yapar.
Günlük özet
Bugünkü ve dünkü talep sayısı, tamamlananlar ve taleplerin kaynağa, dile, türe ve saate göre dağılımı.
Otonom dağıtım: kim müsaitse ona
Otonom dağıtım açıkken yeni bir talep geldiğinde sistem talebin türüne uyan departmanı bulur. O departmandaki personelden izinde olanları ve haftalık izin günü bugüne denk gelenleri çıkarır. Kalanlar arasından şu anda en az açık görevi olan kişiyi seçer ve talebi ona atar. Böylece iş, en boş olan kişiye gider; resepsiyonun kimi arayacağını düşünmesine gerek kalmaz.
O an uygun kimse yoksa talep atanmadan bekler. Bir personel eklendiğinde ya da izinden döndüğünde bekleyen talepler yeniden dağıtılabilir. Otonom dağıtımı istediğiniz zaman kapatıp elle atamaya dönebilirsiniz; ayar varsayılan olarak kapalıdır.
Personel tarafı
Personel ayrı bir cihaz kullanmaz; kendi telefonundan çalışan portalına kullanıcı adı ve şifresiyle girer. Ekranda yalnızca kendi departmanına ait, kendisine atanmış ya da henüz kimseye atanmamış açık işler görünür. Başlat dediğinde iş üzerine alınır ve İşlemde olur, Tamamla dediğinde kapanır. Liste kendiliğinden yenilendiği için yeni bir talep için sayfayı yenilemek gerekmez. Başkasının işlerini görmez, böylece ekran kalabalıklaşmaz.
Kimler için uygun?
- Misafir isteklerinin telefon ve telsizle dolaştığı, kaydının tutulmadığı butik ve orta ölçekli oteller.
- Yabancı misafiri çok olan, talebin hangi dilde geldiğini görmek isteyen tesisler.
- Rezervasyon için bir PMS kullanan ama operasyon tarafında ayrı bir araca ihtiyaç duyan işletmeler. LUOS Hotel PMS'in yerine geçmez, yanında çalışır.
Kurulum ve fiyat
Sunucu ya da cihaz kurulumu yoktur. Departmanları ve personeli panele girersiniz, odaların QR kodlarını indirip yazdırırsınız; ilk talep aynı gün gelebilir. Paketler oda sayısına göre ayrılır, güncel fiyatlar fiyatlandırma sayfasındadır. 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz, kredi kartı istenmez. Kendi otelinize göre bir demo görmek isterseniz WhatsApp'tan yazın.
Misafir talep yönetimi hakkında sık sorulanlar
Otonom dağıtım tam olarak neye göre personel seçiyor?
Talebin türüne uyan departmandaki personele bakar; izinde olanları ve haftalık izin günü bugün olanları çıkarır, kalanlar arasından şu an en az açık (bekleyen veya işlemde) görevi olana atar. Uygun kimse yoksa talep atanmadan Yeni sütununda bekler.
Otonom dağıtımı kapatıp her talebi elle atayabilir miyim?
Evet. Otonom dağıtım bir açma-kapama ayarıdır ve varsayılan olarak kapalıdır. Kapalıyken talepleri panelden personele siz atarsınız; personel de kendi departmanındaki atanmamış bir işi Başlat diyerek üstlenebilir.
Kendi departman adlarımızı kullanabilir miyiz?
Evet, departmanları siz oluşturursunuz. Otomatik eşleştirme departman adındaki kelimelere bakar; örneğin kat hizmetleri için adında temizlik, housekeeping veya kat hizmetleri geçmesi, teknik için teknik, bakım gibi bir kelime olması yeterlidir.
Yanıt süresi veya SLA raporu var mı?
Hayır, süre ölçen bir SLA modülü yoktur. Panelde bugünkü ve dünkü talep sayısı, tamamlanan talepler ile taleplerin kaynağa, dile, türe ve saate göre dağılımı görünür.
Personel talepleri nereden görüyor?
Kendi telefonundan çalışan portalına giriş yaparak. Portal, personelin departmanına düşen ve ona atanmış ya da henüz kimseye atanmamış açık işleri gösterir ve listeyi kendiliğinden yeniler.
İlgili çözümler
İlk QR kodunuzu bugün yazdırın.
Odalarınızı tanımlayın, kodları yerleştirin. 14 gün ücretsiz, kredi kartı istemeden.