PMS ne yapar?
PMS (Property Management System), otelin ön büro işlerinin merkezi programıdır. Tipik olarak rezervasyonları bir takvimde tutar, odaya misafir yerleştirir, check-in ve check-out yapar, konaklama boyunca odaya yazılan harcamaları (folyo) izler ve çıkışta hesabı kapatır. Büyük otellerde muhasebe, kanal yöneticisi ve kapı kilidi sistemleriyle de bağlantılı çalışır.
Ancak bir PMS genellikle misafirin konaklama sırasındaki isteklerini, kat görevlisinin hangi işi yaptığını ya da teknik arızanın ne zaman giderildiğini takip etmez. Bu işler çoğu otelde telefon, telsiz ve mesajlaşma gruplarıyla yürür.
Defter ve Excel ne zaman yetmez?
10 odaya kadar, sahibinin bizzat işlettiği bir pansiyonda iyi tutulmuş bir rezervasyon defteri ya da tablo çoğu zaman yeterlidir. Aşağıdaki işaretlerden birkaçını görüyorsanız sıradaki adıma geçme zamanı gelmiştir:
Aynı odaya iki rezervasyon alındı (overbooking) ya da bir rezervasyon gözden kaçtı. Resepsiyonda birden fazla kişi çalışıyor ve herkes farklı bir kopyaya bakıyor. Hangi odanın boş, hangisinin temizlikte olduğunu öğrenmek için kat görevlisini aramak gerekiyor. Çıkışta misafirin hesabını çıkarmak için farklı kağıtları toplamak gerekiyor. Birden fazla satış kanalından rezervasyon geliyor ve müsaitlik elle güncelleniyor.
Küçük otelin asıl ihtiyacı çoğu zaman nedir?
Küçük işletmelerde en çok zaman kaybettiren şey genellikle rezervasyon değil, konaklama sırasındaki günlük akıştır: misafirin havlu, temizlik, arıza isteği, Wi-Fi şifresi ya da kahvaltı saati sorusu; personelin işi kimin alacağını bilmemesi; odanın hazır olup olmadığının belirsiz kalması.
Bu yüzden karar verirken iki soruyu ayrı ayrı sorun: “Rezervasyon ve satış tarafında sorun yaşıyor muyum?” ve “Konaklama sırasındaki operasyonda sorun yaşıyor muyum?”. Birinci soruya cevap evet ise PMS ve kanal yöneticisi bakmanız gereken yerdir. İkinci soruya cevap evet ise misafir talep ve görev yönetimi aracı daha doğrudan fayda sağlar.
PMS seçecekseniz dikkat edilecekler
Kullandığınız satış kanallarıyla çalışan bir kanal yöneticisi bağlantısı olup olmadığını sorun; yoksa müsaitliği yine elle güncellersiniz. Kullanıcı başı ve oda başı ücretleri sezon dışı aylar için de hesaplayın. Verilerinizi (rezervasyon, misafir listesi) dışa aktarabildiğinizden emin olun.
Karar için basit bir kontrol listesi
Aşağıdaki sorulara dürüstçe evet ya da hayır deyin. Son üç ayda en az bir kez çift rezervasyon yaşadınız mı? İkiden fazla satış kanalından düzenli rezervasyon alıyor musunuz? Resepsiyonda aynı anda birden fazla kişi çalışıyor mu? Misafir hesabını çıkışta toparlamak beş dakikadan uzun sürüyor mu? Muhasebeciniz düzenli olarak eksik ya da tutarsız kayıttan şikayet ediyor mu?
Bu sorulardan üç veya daha fazlasına evet dediyseniz, rezervasyon ve ön büro tarafı için bir PMS ya da en azından kanal yöneticisi değerlendirmenin zamanı gelmiştir. Bir veya iki evet varsa, iyi tasarlanmış bir tablo ve net kurallarla bir süre daha idare edebilirsiniz.
Şimdi ikinci listeye bakın: Misafir istekleri unutuluyor ya da geç yapılıyor mu? Kat hizmetleri ile resepsiyon arasında oda durumu için sık telefon trafiği var mı? Yabancı misafirlerle iletişimde zorlanıyor musunuz? Resepsiyon gün boyu aynı soruları yanıtlıyor mu? Bu listede evetler çoğunluktaysa, önceliğiniz PMS değil, misafir hizmetleri ve görev yönetimidir.
İki listede de evetler fazlaysa her şeyi tek seferde değiştirmeye çalışmayın. Önce ekibin her gün en çok vakit kaybettiği alandan başlayın, oturduktan sonra ikinciye geçin. Küçük otellerde aynı anda iki yeni sisteme geçmek, çoğu zaman ikisinin de yarım kullanılmasıyla sonuçlanır.
Adım adım: PMS'siz düzeni sağlamlaştırmak
1. Tek takvim: Tüm rezervasyonları, hangi kanaldan gelirse gelsin, oda bazlı tek bir takvimde toplayın. Başka hiçbir yerde rezervasyon tutulmasın.
2. Tek düzenleyen: Takvimi kimlerin değiştirebileceğini belirleyin. Herkesin düzenleyebildiği bir tablo, hatanın kimden geldiğini bulmayı imkansız hale getirir.
3. Günlük kontrol: Her sabah o günün girişlerini ve çıkışlarını takvimden kontrol edin, kanallardaki müsaitliği takvimle karşılaştırın.
4. Oda durumu: Hangi odanın boş, dolu ya da temizlikte olduğunu ayrı bir yerde, kat hizmetlerinin de görebileceği şekilde tutun.
5. Hesap: Konaklama boyunca odaya yazılan harcamaları ve alınan ödemeleri oda bazında tek bir yerde kaydedin; çıkışta farklı kağıtlardan toplama yapmayın.
Bu beş adım bir PMS'in temel işlerini elle taklit eder. Bu düzeni bir sezon boyunca hatasız sürdüremiyorsanız, PMS'e geçmenin maliyeti hata maliyetinden düşük olabilir.
Varsayımsal örnek: 12 odalı bir pansiyon
Bu senaryo örnek amaçlıdır. 12 odalı, aile işletmesi bir pansiyonda rezervasyonların yarısı telefonla, yarısı bir online kanaldan geliyor. Sahibi bir tablo kullanıyor ve yılda bir iki kez çift rezervasyon yaşıyor. Asıl yorulduğu konu ise yaz aylarında gün boyu gelen “havlu”, “Wi-Fi şifresi”, “kahvaltı kaçta” telefonları.
Bu durumda tam bir PMS'e geçmek yerine önce online kanaldaki müsaitliği her rezervasyondan sonra kapatma rutinini sıkılaştırmak, ardından misafirin bilgiye ve hizmete odadan ulaşabileceği bir düzen kurmak daha hızlı fayda sağlar. Pansiyon büyüyüp ikinci bir online kanal eklendiğinde kanal yöneticisi ve PMS konusu yeniden değerlendirilir.
LUOS Hotel'in rolü
LUOS Hotel tam kapsamlı bir PMS değildir; kanal yöneticisi, online rezervasyon motoru ve e-fatura entegrasyonu yoktur. Küçük bir otelin ihtiyaç duyduğu temel ön büro işlerinin bir kısmını ise içerir: oda durumunu boş, dolu ve temizlikte olarak izleme, misafir adı ve dili ile check-in, check-out, rezervasyonları oda bazlı bir takvimde (Gantt görünümü) tutma ve kaynak kanalı etiketleme, oda folyosunu görüntüleme, nakit veya kredi kartı tahsilatını kaydetme, folyoyu yazdırma ve günlük kasa özetini görme.
Asıl odağı konaklama sırasındaki operasyondur: misafir odadaki QR kodla talep gönderir, talep departmana ve personele gider, misafir talebin durumunu kendi sayfasından izler. Halihazırda bir PMS kullanıyorsanız LUOS onun yanında çalışabilir; hazır bir PMS entegrasyonu olmadığından check-in ve check-out LUOS panelinde ayrıca işaretlenir.
Bu konuyla ilgili sayfalar
Sık sorulan sorular
10 odalı bir pansiyon için PMS şart mı?
Şart değildir. Tek kişinin yönettiği, tek satış kanalı olan küçük bir pansiyonda düzenli tutulan bir rezervasyon tablosu çoğu zaman yeter. Birden fazla kanal, birden fazla resepsiyon görevlisi ya da sık yaşanan çift rezervasyon PMS ihtiyacının işaretidir.
PMS misafir taleplerini de takip eder mi?
Çoğu PMS'in odağı rezervasyon ve faturadır; konaklama sırasındaki misafir istekleri ve personel görevleri genellikle ayrı araçlarla ya da telefonla yürür.
LUOS Hotel PMS yerine kullanılabilir mi?
Küçük bir otel oda durumu, check-in/check-out, rezervasyon takvimi ve tahsilat kaydı için LUOS'u kullanabilir. Ancak kanal yöneticisi, rezervasyon motoru, e-fatura ve hazır PMS entegrasyonu yoktur; bu ihtiyaçlarınız varsa ayrı bir program gerekir.
PMS'e geçmenin en doğru zamanı ne zaman?
Sezon başlamadan önce, görece sakin bir dönemde. Yoğun sezonun ortasında rezervasyon sistemini değiştirmek hem ekibi hem misafirleri riske atar.
PMS ile kanal yöneticisi arasındaki fark nedir?
PMS otelin içindeki rezervasyon, giriş-çıkış ve hesap işlerini yönetir. Kanal yöneticisi ise müsaitlik ve fiyatı Booking.com, Expedia gibi satış kanallarına gönderir. Birçok otel ikisini birlikte kullanır.
LUOS Hotel'de oda folyosuna harcama eklenebilir mi?
LUOS Hotel'in kasa ekranında oda folyosu görüntülenir, nakit ve kredi kartı tahsilatı kaydedilir, folyo yazdırılır ve günlük kasa özeti görülür. Ayrıntılı muhasebe ve fatura işlemleri için ayrı bir program gerekir.