Çift rezervasyon nasıl oluşur?
Çift rezervasyon (overbooking) çoğu zaman aynı bilginin birden fazla yerde tutulmasından doğar. Telefonla gelen rezervasyon deftere, acenteden gelen bir tabloya, online kanaldan gelen e-postada kalır; biri güncellenip diğeri unutulduğunda aynı oda iki kez satılır. Resepsiyonda birden fazla kişinin farklı kopyalara bakması riski artırır.
Çözümün ilk şartı tektir: tüm rezervasyonlar, hangi kanaldan gelirse gelsin, tek bir takvime girilmelidir.
Oda bazlı takvim neden önemli?
Tarih bazlı bir listede “15 Temmuz'da 4 giriş var” bilgisini görürsünüz ama hangi odanın hangi gecelerde dolu olduğunu görmek zordur. Oda bazlı takvimde (satırlarda odalar, sütunlarda günler) her rezervasyon bir çubuk olarak görünür. Boşluklar, çakışmalar ve bir gecelik aralar tek bakışta fark edilir. Bu görünüme Gantt görünümü de denir.
Her rezervasyonda tutulması gerekenler
Misafir adı soyadı, oda numarası, giriş ve çıkış tarihi, rezervasyonun geldiği kanal (doğrudan, acente, online kanal) ve özel notlar (bebek yatağı, geç varış, alerji gibi). Kanal bilgisi hem komisyon hesabı hem de hangi kanalın ne kadar iş getirdiğini görmek için gereklidir. Notlar ise check-in sırasında sürprizleri önler.
Tarih kurallarına dikkat
Çıkış tarihi giriş tarihinden sonra olmalıdır; aynı gün giriş-çıkış genellikle ayrı bir uygulama gerektirir. Çıkış günü aynı odaya yeni giriş alınabilir, ancak temizlik süresini hesaba katın. Erken giriş taleplerini takvimde not olarak tutun ve sabah kat hizmetleriyle o odanın önceliğini konuşun.
Online kanallarla çalışıyorsanız
Booking.com, Expedia gibi kanallardan rezervasyon alıyorsanız ve müsaitliği elle güncelliyorsanız, her yeni rezervasyondan sonra diğer kanallarda müsaitliği kapatmayı rutin haline getirin. Kanal sayısı arttıkça bu işi elle yapmak hata üretir; o noktada kanal yöneticisi (channel manager) bakmanız gereken araçtır.
Takvimi günlük kullanın
Gün başında o günün girişlerine ve çıkışlarına bakın, odaları kat hizmetleriyle paylaşın. Gün sonunda gelmeyen misafirleri (no-show) ve iptalleri takvimde işaretleyin ki boş görünen oda gerçekten boş olsun.
Tablo ile takvim tutuyorsanız
Henüz bir yazılım kullanmıyorsanız bile oda bazlı bir takvimi tabloyla kurabilirsiniz. Satırlara oda numaralarını, sütunlara günleri yazın; her rezervasyon için ilgili hücreleri misafir adıyla doldurun ve kanala göre renklendirin.
Tabloyu tek bir yerde tutun ve yalnızca belirlenmiş kişilerin düzenlemesine izin verin. Farklı bilgisayarlarda farklı kopyaların dolaşması, çift rezervasyonun en yaygın sebebidir. Bulut tabanlı ortak bir tablo kullanıyorsanız düzenleme geçmişini açık tutun.
Ayrı bir sayfada her rezervasyonun ayrıntısını (iletişim bilgisi, kanal, ödeme durumu, notlar) tutun ve takvimdeki hücreyi bu satıra bağlayın. Takvim doluluğu, ayrıntı sayfası ise misafiri anlatır.
Tablonun sınırı, oda ve kanal sayısı arttığında ortaya çıkar: Elle renklendirme ve kopyalama hata üretmeye başlar, check-in ile oda durumu arasında bağlantı kurulamaz. Bu noktada oda takvimi, check-in ve oda durumunu birlikte tutan bir sisteme geçmek zaman kazandırır.
Adım adım: Yeni rezervasyon girişi
1. Müsaitliği kontrol edin: Takvimde ilgili odanın ve tarihlerin boş olduğunu görün.
2. Bilgileri girin: Misafir adı, oda, giriş-çıkış tarihi, kanal ve özel notlar.
3. Tarihleri doğrulayın: Çıkış tarihinin girişten sonra olduğunu, gece sayısının misafirle konuşulan sayıyla aynı olduğunu kontrol edin.
4. Kanalları kapatın: Online kanallardan satış yapıyorsanız aynı tarihler için müsaitliği diğer kanallarda hemen güncelleyin.
5. Teyit edin: Misafire rezervasyonun ayrıntılarını yazılı olarak iletin.
6. Gün başında gözden geçirin: Ertesi günün girişlerini akşamdan, o günün girişlerini sabah tekrar kontrol edin.
Sık yapılan hatalar
Rezervasyonu “sonra girerim” diye bir kağıda not almak, aynı rezervasyonu iki kez girmek, iptalleri takvimden silmeyi unutmak, kanal bilgisini boş bırakmak ve özel notları (geç varış, bebek yatağı) yazmamak en sık karşılaşılan hatalardır. Her biri ya çift rezervasyona ya da girişte sürprize dönüşür.
Varsayımsal örnek: Aynı odaya iki talep
Bu senaryo örnek amaçlıdır. Bir pansiyonda 15-18 Ağustos için 7 numaralı odaya telefonla rezervasyon alınıyor ve hemen oda takvimine giriliyor. Aynı gün bir online kanaldan aynı tarihler için ikinci bir talep geliyor. Resepsiyon takvimde 7 numaralı odanın dolu olduğunu görüyor, misafiri aynı tipteki 9 numaralı odaya yerleştiriyor ve online kanaldaki müsaitliği güncelliyor. Takvim tek ve güncel olduğu için çakışma, misafir gelmeden önce fark ediliyor.
Sezon öncesi takvim hazırlığı
Sezon açılmadan önce takvimi temizleyin: Geçen sezondan kalan test kayıtlarını ve iptal edilmiş rezervasyonları kaldırın, oda listesinin güncel olduğunu (yeni eklenen ya da kapatılan odalar) kontrol edin. Bakım için kapatılacak odaları ve tarihleri takvimde işaretleyin ki satışa açık görünmesinler. Erken rezervasyonları tek tek kontrol edip misafirlere teyit göndermek, sezonun ilk haftalarındaki sürprizleri azaltır.
LUOS Hotel'de rezervasyon takvimi
LUOS Hotel'in oda takviminde odalar satırlarda, günler sütunlarda görünür; dolu (check-in yapılmış) ve rezerve (bekleniyor) rezervasyonlar farklı renkte gösterilir ve oda numarasıyla arama yapılabilir. Yeni rezervasyonda misafir adı, oda, kanal (Doğrudan, Booking.com, Expedia, ETS Tur), giriş-çıkış tarihi ve özel notlar girilir; çıkış tarihinin girişten sonra olması kontrol edilir.
Rezervasyon detayından check-in yapılabilir (erken giriş dahil); check-in'de misafirin oda sayfasına girmesi için 4 haneli kod üretilir. Kanal bilgisi bir etikettir: LUOS Hotel'de kanal yöneticisi ve online rezervasyon motoru yoktur, Booking.com veya Expedia rezervasyonları otomatik aktarılmaz, elle girilir.
Bu konuyla ilgili sayfalar
Sık sorulan sorular
Çift rezervasyon nasıl önlenir?
Tüm kanallardan gelen rezervasyonları tek bir oda bazlı takvimde toplayarak ve her yeni rezervasyondan sonra diğer kanallardaki müsaitliği hemen kapatarak. Çok kanallı satışta bu iş için kanal yöneticisi gerekir.
Rezervasyon takviminde hangi bilgiler olmalı?
Misafir adı, oda numarası, giriş ve çıkış tarihi, rezervasyonun geldiği kanal ve özel notlar (bebek yatağı, geç varış gibi).
LUOS Hotel Booking.com rezervasyonlarını otomatik çeker mi?
Hayır. LUOS Hotel'de kanal yöneticisi yoktur; online kanal rezervasyonları takvime elle girilir ve kanal adı etiket olarak seçilir.
No-show (gelmeyen misafir) takvimde nasıl işaretlenmeli?
Gün sonunda gelmeyen misafirin rezervasyonu iptal ya da no-show olarak işaretlenmeli ki oda sonraki geceler için boş görünsün. Ücret politikası rezervasyon sırasında misafire bildirilmiş olmalıdır.
Grup rezervasyonları nasıl tutulmalı?
Her oda için ayrı bir rezervasyon girip notlara grup adını yazmak, takvimde grubun odalarını tek tek görmeyi ve değişiklikleri oda bazında yönetmeyi kolaylaştırır.